Quando l’inquilino esegue lavori di manutenzione ordinaria all’interno di un immobile in affitto, è importante che la procedura venga documentata in modo preciso per evitare incomprensioni o contestazioni future con il proprietario. Questo vademecum offre una guida passo per passo su come documentare correttamente tali interventi.
1. Verifica del Contratto di Locazione
Prima di effettuare qualsiasi manutenzione, è consigliabile controllare il contratto di locazione. Alcuni contratti possono avere specifiche clausole che definiscono con precisione chi è responsabile di quale tipo di intervento. Fermo restando che alcune clausole potrebbero rivelarsi inesigibili o vessatorie, nel caso di dubbi il consiglio è quello di rivolgersi al Sunia di Terni per una verifica approfondita. Se il contratto è chiaro, si potrà procedere con maggiore sicurezza.
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2. Tenere traccia dei Lavori Effettuati
Cosa documentare:
Descrizione dettagliata dell’intervento (ad esempio, sostituzione della guarnizione di un rubinetto, pulizia delle grondaie, ecc.).
Data esatta in cui il lavoro è stato svolto.
Motivazione della manutenzione (es. guasto, usura ordinaria, pulizia preventiva).
Nome del fornitore, tecnico o ditta che ha effettuato l’intervento (se applicabile).
Come documentarlo:
Agenda o Diario di Manutenzione: Mantenere un registro scritto (può essere un semplice quaderno o un file digitale) dove annotare ogni intervento effettuato con i dettagli sopra riportati.
Esempio: “01/03/2024: Sostituzione della guarnizione del rubinetto del lavello della cucina a causa di una perdita continua.”
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3. Foto e Video come Prova Visiva
Perché sono utili:
Le foto o i video sono prove tangibili e possono essere utilizzati per mostrare lo stato precedente e successivo all’intervento. Possono servire anche a dimostrare che il problema era legato all’usura naturale o a piccoli guasti.
Cosa fare:
Prima e Dopo: Scatta foto o fai un video sia prima che dopo aver effettuato la manutenzione. Includi dettagli come l’area danneggiata e il risultato finale.
Esempio: Scatta una foto della guarnizione rotta del rubinetto prima della sostituzione, e una dopo l’intervento che mostra il rubinetto funzionante.
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4. Conservare Ricevute e Fatture
Se la manutenzione ordinaria comporta spese (per materiali o per l’intervento di un tecnico), è essenziale conservare le ricevute e le fatture per dimostrare l’acquisto o il pagamento di tali interventi. Questi documenti potrebbero essere richiesti dal proprietario in caso di controversie.
Cosa conservare:
Fatture per l’acquisto di materiali (es. guarnizioni, vernici).
Fatture del tecnico o della ditta che ha eseguito i lavori.
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5. Comunicazione Scritta al Proprietario
Anche se la manutenzione ordinaria è generalmente a carico dell’inquilino, è buona prassi informare il proprietario, specialmente per interventi che possono avere impatti più ampi.
Come comunicarlo:
Email o Lettera: Invia una comunicazione scritta (preferibilmente via email per avere traccia) informando il proprietario del tipo di intervento effettuato, con un breve riassunto e, se possibile, allega foto o copie delle fatture.
Esempio di comunicazione:
Oggetto: Intervento di Manutenzione Ordinaria – Sostituzione Guarnizione Rubinetto
Gentile [Nome del proprietario],
La informo che in data 01/03/2024 ho provveduto a sostituire la guarnizione del rubinetto del lavello della cucina in quanto presentava una perdita continua. Allego foto della guarnizione danneggiata e del lavoro concluso.
Allego inoltre copia della ricevuta relativa all’acquisto della guarnizione.
Cordiali saluti,
[Nome Inquilino]
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6. Riparazioni Eseguite da Terzi
Se la manutenzione ordinaria richiede l’intervento di un tecnico esterno, assicurati di:
Scegliere una ditta affidabile: Meglio evitare problemi futuri con il proprietario scegliendo tecnici o aziende con una buona reputazione.
Chiedere sempre una fattura o ricevuta: Questo documento serve come prova del lavoro effettuato.
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7. Conservare Tutto per il Futuro
È fondamentale conservare tutta la documentazione relativa alle manutenzioni ordinarie per tutta la durata del contratto di locazione, e anche per alcuni mesi successivi alla fine del contratto, in caso di eventuali contestazioni post-consegna dell’immobile.
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8. Esempi di Manutenzioni Ordinarie
Sostituzione di lampadine o interruttori.
Manutenzione ordinaria degli impianti (es. pulizia filtri della caldaia, verifica periodica degli impianti elettrici).
Riparazione di piccoli guasti (es. sostituzione di maniglie o serrature interne).
Ritinteggiatura delle pareti interne (se prevista dal contratto).
Sostituzione delle guarnizioni dei rubinetti.
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Conclusione
Documentare correttamente le manutenzioni ordinarie è un modo per tutelarsi come inquilino, evitando contestazioni future e mantenendo un rapporto chiaro e trasparente con il proprietario.